Häufige Fehler
bei der Einführung eines Managementsystems
Tipps...
Zielkonflikte der Geschäftsführung
Die im September 2015 erschienene Normenrevision der DIN EN ISO 9001:2015 brachte durch ihre praxisorientiertere Ansatzweise einschneidende, strukturelle und inhaltliche Änderungen mit sich. Dabei steht die Geschäftsführung im Fokus der Betrachtung. Diese besitzt gegenüber dem Managementsystem eine nicht zu übertragende Verantwortung und zugleich eine Rechenschaftspflicht gegenüber dem Auditor des Zertifizierungsaudits.
Ein Managementsystem sollte als Unternehmensphilosophie vorgelebt werden. Darüber hinaus sollte wirkliches Interesse an der Aufrechterhaltung und Verbesserung bestehen und nicht ausschließlich an dem Zertifikat.
Mit einer entsprechenden Haltung der Geschäftsführung können Einführungszeiten verkürzt, reelle Vorteile aus der Einführung gezogen und strategisch gesetzte Ziele durch Leben des Managementsystems erreicht werden.
Mangelnde Akzeptanz der Mitarbeiter
Als anerkannte Unternehmensphilosophie ändert sich die Priorität zur Pflege und Verbesserung des Managementsystems, die Mitarbeitermotivation und damit einhergehend die Mitarbeiterkultur:
das Managementsystem erlangt hohe Akzeptanz und einen hohen Stellenwert bei der Einhaltung der notwendigen Tätigkeiten bei Führungskräften und Mitarbeitern.
Unterbrochene Kommunikationskette
Eine frühzeitige Einbindung von Mitarbeitern, z.B. die Darstellung des gesamtheitlichen Zusammenspiels des Managementsystems, aber auch die Verteilung statusbezogener Informationen ermöglicht ein gemeinschaftliches Pflichtgefühl bei der Pflege und Verbesserung.
Unstrukturierte Planung und Einführung
Die Einführung ist wie ein Projekt klar strukturiert zu betrachten. Neben den projektbezogenen Faktoren "Zeit, Kosten, Qualität" ist es sinnvoll einen risikobasierten Ansatz einzubeziehen, um die gesteckten Ziele zu erreichen.
Es ist ratsam einen Projektleiter zu benennen, der mit nötigen Befugnissen und entsprechender Verantwortung im gegebenen Rahmen agieren kann.
Unbedachter Zeit- und Kostenaufwand
Bei der Einführung fallen verschiedene Kosten an. Diese setzen sich aus internen Ressourcen (MA) über alle prozessausführenden Bereiche, phasenweise einem externen Berater und den Zertifizierungskosten zusammen.
Da es sich um die kontinuierliche Aufrechterhaltung und Verbesserung des Managementsystems handelt, um strategisch einen Mehrgewinn daraus ziehen zu können, sollten anfallende jährliche Kosten auch vor der Einführung realistisch geschätzt und berücksichtigt werden.
Einführung als Eintagsfliege
Die Vorteile und Nutzen durch eine Einführung "mehr Transparenz, interne Potentiale und Chancen, Kosten senken, Kunden halten und gewinnen, Märkte ausweiten" können nur strategisch ausgebaut werden, wenn die kontinuierliche Pflege des Managementsystems gewährleistet ist. Darüber hinaus sollte die Akzeptanz, Kommunikation und Motivation regelmäßig überprüft und gefördert werden.
